Redesign kancelářských prostor: kdy je čas na změnu a jak na to

Kancelář, která dříve dokonale sloužila svému účelu, dnes často přestává odpovídat potřebám lidí i firmy. Způsob práce se proměnil, technologie i týmy se vyvíjejí a prostor, který kdysi fungoval, může být najednou překážkou. Redesign kanceláře přitom nemusí znamenat rozsáhlou rekonstrukci – často jde o chytré úpravy, které dokážou změnit atmosféru i efektivitu práce.

Když prostor přestává fungovat

Každá kancelář má svůj „životní cyklus“. Po několika letech intenzivního využívání se začne projevovat únava materiálu, změny v počtu zaměstnanců i nové pracovní návyky. To, co dříve podporovalo výkon, dnes může lidi spíš brzdit. Zaměstnanci se hůře soustředí, v open space roste hluk, chybí klidová místa a některé zóny zůstávají nevyužité.

Podle dat z CBRE Workplace Survey 2024 klesá produktivita až o 15 %, pokud prostředí neodpovídá typu práce, kterou lidé skutečně dělají. Často přitom stačí přeuspořádat pracovní zóny, doplnit akustické prvky nebo změnit osvětlení – a efekt je okamžitý.

Redesign není rekonstrukce

Redesign neznamená bourání příček ani rozsáhlé stavební práce. Jde o nové pojetí prostoru, které vychází z aktuálních potřeb firmy a z každodenní reality práce. Může zahrnovat úpravu rozvržení, přidání klidových a kolaborativních zón, změnu materiálů, barev nebo vybavení. Často se doplňuje mobiliář, akustické panely, rostliny nebo modulární prvky, které umožňují prostor pružně měnit.

Výhodou redesignu je, že se dá realizovat postupně a bez nutnosti omezit provoz. Mnohé firmy volí etapový přístup – například začínají jedním patrem nebo pilotní zónou, kterou testují a vyhodnocují před rozšířením na celý prostor.

Analýza využití prostoru: základ redesignu

Než se přistoupí k samotnému návrhu, je nutné zjistit, jak lidé prostor skutečně používají. Nestačí jen vizuální dojem – redesign by měl vycházet z dat. Firmy dnes využívají senzory, které sledují obsazenost stolů, heatmapy pohybu, ale i jednoduché dotazníky a workshopy se zaměstnanci. Tyto vstupy tvoří tzv. spatial brief, tedy dokument, který definuje, co kancelář potřebuje – kolik zasedaček je opravdu využíváno, kde vzniká hluk nebo jaký typ zón chybí.

Právě v této fázi se často ukáže, že největší problém není prostor, ale jeho rozložení. Zóny určené ke spolupráci bývají prázdné, zatímco klidová místa jsou neustále obsazená. Když se prostor přizpůsobí skutečnému rytmu práce, produktivita i spokojenost zaměstnanců výrazně stoupají.

Jak proces řídit

Redesign kanceláře je projekt, který propojuje architekturu, HR a strategické řízení. Aby měl smysl, musí mít jasně definovaný cíl – například zvýšení efektivity, podpora spolupráce nebo zlepšení akustiky.

Doporučený postup:

Zadání a cíl – co má změna přinést.
Analýza současného stavu – jak se prostor používá, co lidem chybí.
Návrh řešení – layout, materiály, barevnost, ergonomie.
Validace s vedením a zaměstnanci – zapojení týmu zvyšuje přijetí změn.
Postupná realizace – minimalizace provozních zásahů.
Vyhodnocení dopadu – měření spokojenosti a efektivity po dokončení.

Firmy, které do redesignu zapojí i zaměstnance, dosahují podle Leesman Index 2023 až o 20 % vyšší spokojenosti s výsledkem než ty, které proces řeší výhradně shora.

Na co si dát pozor

Redesign může být skvělou investicí, ale i promarněnou příležitostí, pokud se podcení klíčové detaily.
Jednou z nejčastějších chyb je snaha o univerzální řešení – prostor navržený „pro všechny“ nakonec nevyhovuje nikomu. Podobně častým problémem bývá přehnaný důraz na estetiku na úkor funkce nebo zapomenuté úložné prostory, které vedou k chaosu.

Důležité je také myslet na akustiku – podle výzkumu Gensler Research Institute (2023) je právě hluk nejčastějším faktorem, který snižuje koncentraci a spokojenost v kanceláři.

Kolik času a investic redesign vyžaduje

Rozsah redesignu může být různý. Zkušenosti ukazují, že menší optimalizace (např. přeuspořádání layoutu, doplnění vybavení, nové osvětlení) trvá přibližně 1–3 měsíce, zatímco komplexní přeměna včetně návrhu nové koncepce, mobiliáře a brandových prvků se pohybuje v rozmezí 6–12 měsíců.

Podle dat JLL Global Office Report 2023 se návratnost investic do redesignu pohybuje kolem 1,5 roku díky nižší fluktuaci, lepšímu využití prostoru a vyšší produktivitě.

Redesign jako strategická investice

Kancelář dnes není jen místem výkonu, ale i strategickým nástrojem řízení firmy. Podle WELL Building Standard (2024) může vhodně navržené pracovní prostředí zvýšit produktivitu o 15 %, snížit absenci až o 20 % a posílit loajalitu zaměstnanců.

Redesign proto není kosmetickou úpravou, ale způsobem, jak sladit prostor s firemní vizí, kulturou a novými modely práce.
Když se podaří vytvořit prostředí, kde lidé pracují s klidem, energií a smyslem, vrací se tato investice každý den — v kvalitnějších výsledcích i spokojenějších týmech.

Závěr:

Redesign kanceláře je příležitost přehodnotit, jak prostor ovlivňuje chování, výkon i atmosféru firmy.
Může jít o drobnou úpravu rozvržení nebo o zásadní proměnu, která firmě dodá nový impulz. Důležité je přistupovat k němu strategicky, s respektem k lidem, datům i kultuře.

Protože kancelář, která opravdu funguje, nevzniká náhodou — ale z promyšlené kombinace zkušenosti, empatie a dobrého designu.

Zdroje: