Open space: kdy funguje a jak jej navrhnout pro soustředěnou i týmovou práci

Když jsou zasedací místnosti obsazené jednotlivci na soustředěnou práci a videohovory se přesouvají ke kuchyňce, nemusí jít o problém lidí ani rezervačního systému. Často jde o provozní signál, že dispozice nepodporuje způsoby práce, které od ní firma očekává.

Open space bývá hodnocen zkratkou: buď snižuje náklady a podporuje spolupráci, nebo zvyšuje hluk a omezuje soustředění. Obě interpretace jsou neúplné. Rozhodující není samotná míra otevřenosti, ale poměr sdílených, tichých a uzavíratelných míst vzhledem ke způsobu práce firmy.

Proč se open space prosadil

Otevřená kancelář měla usnadnit kontakt mezi týmy a efektivněji využít pronajatou plochu. Efektivita využití plochy zůstává relevantní. Přínos pro spolupráci však závisí na tom, zda je prostor navržen i pro soustředění, hovory a menší schůzky.

Studie Bernsteina a Turbana sledovala dvě firmy před přechodem do otevřené kanceláře a po něm. V obou případech osobní komunikace výrazně klesla — přibližně o 70 % — zatímco elektronická komunikace vzrostla. Výsledek neznamená, že každý open space spolupráci zhorší. Potvrzuje ale, že samotné odstranění stěn spolupráci nevytvoří. V příliš exponovaném prostředí lidé přirozeně chrání soukromí sluchátky a digitální komunikací.

Úlohou open space proto není soustředit všechny zaměstnance do jedné plochy. Má sloužit činnostem, které snesou sdílení a krátkou koordinaci. Složitější práce, hovory a schůzky vyžadují navazující typy pracovních míst.

Dopad open space na produktivitu

Dopad závisí na způsobu návrhu a charakteru práce. Dobře navržený open space může fungovat pro týmovou práci, administrativu nebo činnosti s častou, krátkou koordinací. Selhává, pokud má jedním typem místa obsloužit všechny pracovní činnosti.

Výzkum Kima a de Deara nad databází 42 764 hodnocení pracovního prostředí ukázal, že uzavřené kanceláře vycházely lépe než otevřené zejména v akustice a soukromí. Přínos snadnější interakce byl podle autorů menší než ztráta způsobená hlukem a nedostatkem soukromí. Pro návrh je důležitější pracovat s tímto kompromisem než hledat univerzální verdikt pro nebo proti open space.

Největší rušivý vliv nemá samotná hladina hluku, ale srozumitelná řeč. Pokud zaměstnanec nemá kam odejít, kompenzuje nedostatek soukromí sluchátky, prací mimo kancelář nebo obsazením zasedací místnosti. Dopad se pak neprojeví pouze v akustickém komfortu, ale také v dostupnosti místností a ztraceném čase.

Kolik m² potřebujete na pracovní místo?

Jedno univerzální číslo neexistuje. Nejprve je nutné rozlišit pracovní místo a zaměstnance.

Plocha na pracovní místo je celková plocha kanceláře dělená počtem stolů. Zahrnuje i podíl na zasedačkách, komunikacích a zázemí.
Plocha na zaměstnance dělí stejnou plochu celkovým počtem lidí ve firmě. V hybridním provozu je nižší, protože ne každý potřebuje stůl ve stejný okamžik.

Tržní benchmark nemá nahrazovat projektové zadání. Colliers pro Česko uvádí jako běžný model 14 m² na pracovní místo, 7 m² na zaměstnance a 0,65 stolu na zaměstnance. Tyto hodnoty jsou orientační. Pokud většina týmů pracuje v kanceláři ve stejné dny, průměr 0,65 nevypovídá o reálné kapacitě stolů, tichých míst ani hovorových prostor.

Vhodný postup začíná čtyřmi až šesti týdny měření skutečné přítomnosti podle hodin a dnů. Teprve poté lze navrhnout počet stolů, focus míst a zasedaček a ověřit, zda prostor unese plánovaný růst.

Jak vyřešit akustiku v open space

Akustika je součástí dispozice, povrchů i technologií. Funkční návrh stojí na třech vrstvách:

Pohltivost: akustický podhled, vhodné stěnové prvky, koberec a čalouněný nábytek zkracují dozvuk. Bez nich se v prostoru kumuluje zvuk a lidé začnou mluvit hlasitěji.
Clonění: zástěny, skříně, členění do menších skupin a oddělení hlučných tras omezují, jak daleko se řeč šíří.
Soukromí: telefonní budky, malé uzavíratelné místnosti a tichá zóna dávají lidem možnost změnit prostředí namísto kompenzace hluku u stolu.

Řízené zvukové maskování může být čtvrtou vrstvou, ale nenahradí první tři. Norma ČSN EN ISO 3382-3 stanovuje pro otevřené kanceláře rámec hodnocení; sleduje mimo jiné, jak se se vzdáleností snižuje srozumitelnost řeči. Tyto parametry je vhodné řešit s akustikem před výběrem finálních povrchů, nikoli až po zahájení provozu.

Funkční zóny v open space

Kancelář nemusí mít pro každou činnost samostatnou místnost. Musí však nabídnout srozumitelnou volbu odpovídající různým typům práce.

Sdílená pracovní plocha pro běžnou týmovou práci; neumisťujte ji k hlavním průchodům ani vedle kuchyňky.
Tichá zóna a focus místa pro soustředění v řádu desítek minut až hodin. Musí mít jiná pravidla než běžné stoly.
Telefonní budky nebo malé hovorny pro hovory a videokonference. Jejich počet se odvozuje z reálného provozu, ne z katalogové normy.
Malé místnosti pro dva až čtyři lidi. Většina pracovních schůzek není porada deseti osob; velké zasedačky proto nemají pohlcovat kapacitu.
Neformální zóna pro krátký rozhovor, který by jinak probíhal mezi stoly.

Gensler ve svém globálním průzkumu z roku 2026 uvádí, že dvě třetiny zaměstnanců kompenzují nedostatky pracovního prostředí vlastními postupy; každý čtvrtý provádí vlastní úpravy ergonomie, teploty nebo vizuálního soukromí. Takové chování není pouze individuální preferencí. Je relevantním provozním podkladem pro další úpravu kanceláře.

Pět chyb, které funkčnost open space nejčastěji snižují

Navrhnout všechna pracovní místa jako stejný stůl v jedné otevřené ploše.
Dimenzovat kapacitu podle průměrné obsazenosti namísto nejvytíženějších dnů a hodin.
Zařadit akustiku až na konec rozpočtu.
Upřednostnit několik velkých zasedaček před dostatečným počtem malých uzavíratelných míst.
Opomenout provozní pravidla: kde se telefonuje, co znamená tichá zóna a kdo řeší opakované rušení.

Podklady pro dispoziční návrh

Před schválením dispozičního návrhu je vhodné získat čtyři vstupy: obsazenost stolů v čase, využití zasedaček podle kapacity, počet a délku hovorů mimo vyhrazená místa a stručnou anonymní zpětnou vazbu zaměstnanců. Teprve na tomto základě lze rozhodnout, zda firma potřebuje více stolů, více soukromí nebo jinak rozdělit stávající plochu.

Open space není levnější verzí kanceláře, ale jednou z jejích pracovních zón. Funguje tehdy, pokud má jasně vymezenou roli a je doplněn místy pro práci, kterou otevřený prostor nemůže kvalitně obsloužit.